Résumé du poste Le coordinateur des opérations et des événements est chargé de soutenir la planification, la coordination et la mise en œuvre des réunions et des conférences. Ce poste sert de lien essentiel entre les clients et les équipes internes afin de garantir une logistique événementielle sans faille, une documentation précise et des communications en temps opportun. Coordination des événements • Gérer les demandes et les réservations de salles de réunion, y compris les modifications et les confirmations (Merge et Delphi) • Mener des entretiens préliminaires afin de recueillir les exigences et les objectifs liés aux événements. • Créer et tenir à jour les bons de commande pour les réceptions et autres documents liés aux événements. • Mettre à jour et gérer les informations relatives aux événements dans les systèmes de suivi. • Gérer les communications de suivi et les modèles de documents liés aux événements afin de garantir leur exécution dans les délais. • Gérer les demandes de dernière minute et les demandes spéciales par messagerie. Opérations événementielles • S’assurer que tous les détails des événements sont correctement documentés et communiqués à l’équipe. • Suivre l’utilisation des espaces et fournir des analyses pour optimiser la réservation des salles. • Effectuer des tâches d’entretien courantes et ouvrir des tickets d’intervention pour les problèmes plus importants. • Coordonner la signalétique, les demandes d’étiquetage spécifiques et d’autres aspects logistiques liés aux événements. • Gérer les besoins en personnel externe, la réservation et l’accueil du personnel sur site. • Apporter un soutien supplémentaire sur site selon les besoins et à la demande du directeur général. Autres tâches • Mettre à jour les panneaux d’affichage/la signalétique numérique ainsi que le contenu de l’application nourriture Everyday ; contribuer aux mises à jour des notations Eaternity et à l’établissement des rapports. • Coordonner la création et l’étiquetage des menus saisonniers. • Coordonner et rechercher des prestataires externes pour répondre aux besoins en matière de restauration. Pour réussir à ce poste, il est indispensable de faire preuve d'un grand souci du détail, d'une communication proactive, d'un esprit orienté vers le service client et de la capacité à établir des priorités dans un environnement dynamique, tout en respectant les normes de notre client en matière de conditions de travail.