Du sorgst dafür, dass das Sales Office von SQUER reibungslos läuft, und arbeitest eng mit unserem Managing Director, unserem Head of Business Development und unserem PMO zusammen. Du unterstützt sie im Arbeitsalltag: von der Meeting-Vorbereitung und dem Kalendermanagement bis hin zu Sales-Events und Outreach. Das ist keine klassische Backoffice-Assistenz. Du greifst zum Telefon, bringst Sales-Events auf die Beine und übernimmst Verantwortung. Dich erwartet eine große Bandbreite an Aufgaben, und wir vertrauen darauf, dass Du sie umsetzt. 1. Executive- und Office-Support (~35 %) Du verwaltest den Kalender des Managing Directors und koordinierst Termine, inklusive externer Meetings und Reisen Du bereitest Meetings vor: Agenden, Briefings, Unterlagen Du organisierst die regelmäßigen Meetings des Sales Office, schreibst Protokolle und verfolgst die To-dos nach Du hältst Dokumentation, Vorlagen und einfache Statusübersichten aktuell 2. Pipeline-Management & Sales-Reporting (~25 %) Du hältst unser CRM sauber und aktuell: Kontakte, Opportunities, Aktivitäten und nächste Schritte Du sorgst dafür, dass das Team seine Pipeline aktuell hält, und gehst auf Kolleg*innen zu, wenn Einträge fehlen oder veraltet sind Du verantwortest unsere Sales-Reports: Du erstellst sie regelmäßig, sorgst für verlässliche Zahlen und weist das Management auf Trends und Lücken hin 3. Outreach & Kampagnen (~20 %) Du unterstützt das Team bei Outreach-Kampagnen per E-Mail und Telefon Du greifst selbstbewusst zum Telefon, wenn es nötig ist: um Gäste einzuladen, bei Kontakten nachzufassen oder Termine zu vereinbaren Du arbeitest mit dem Marketing an Kampagnen und an der Kommunikation rund um Events Du hältst Kontakte und Aktivitäten im CRM aktuell 4. Sales-Events & Follow-up (~20 %) Du planst und organisierst ausgewählte Events für Sales-Initiativen (z. B. Kundendinner, Networking- und Community-Formate) in enger Abstimmung mit unserer Event Managerin bzw. unserem Event Manager Du setzt Events im vereinbarten Budget um: Du holst Angebote ein, behältst die Kosten im Blick und findest smarte Lösungen, wenn es knapp wird Du kümmerst Dich um Einladungen, Gästemanagement und die Koordination vor Ort Nach jedem Event sammelst Du die Kontakte und Gespräche aus dem Team, machst daraus eine übersichtliche Follow-up-Liste und sorgst dafür, dass die Follow-ups auch passieren Wir sind immer offen für neue Ideen: Hilf uns, unsere Event-Reihen spannend zu halten und neue Formate auszuprobieren Bereichsübergreifend Du schlägst Verbesserungen für die Arbeitsweise des Sales Office vor und setzt sie um Du priorisierst selbstständig zwischen Anfragen und sprichst Konflikte frühzeitig an Erfahrung Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager*in oder im Sales Support, idealerweise in der Beratung, im Tech-Bereich oder bei professionellen Dienstleistern Erfahrung in der Organisation von B2B-Events, auch mit vorgegebenem Budget Du telefonierst gern und souverän Erfahrung in der Unterstützung von Outreach- oder Marketing-Kampagnen ist ein Plus Praktische CRM-Erfahrung (z. B. HubSpot), inklusive Pipeline-Pflege und Sales-Reporting; sicherer Umgang mit Microsoft 365 oder Google Workspace sowie mit Tabellenkalkulationen Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift So arbeitest Du Persönlichkeit: Du bist freundlich, offen und herzlich, begegnest Menschen positiv und optimistisch und baust gern Beziehungen auf Ownership: Du übernimmst eine Aufgabe und bringst sie ins Ziel; man kann sich auf Dich verlassen Urteilsvermögen: Innerhalb Deines Verantwortungsbereichs entscheidest Du souverän, und Du fragst nach, wenn eine Entscheidung unumkehrbar oder unklar ist – nicht mehr und nicht weniger Antrieb und Eigeninitiative: Du erkennst, was besser laufen könnte, und schlägst Verbesserungen vor (und setzt sie um) Kommunikation: Du trittst gegenüber Führungskräften, Kund*innen und Partner*innen sicher und professionell auf Flexibilität: Du bleibst ruhig, wenn sich Prioritäten verschieben, und bist für gelegentliche Abendveranstaltungen und intensive Phasen rund um Events verfügbar Organisation: Du jonglierst Anfragen mehrerer Stakeholder und behältst den Überblick Berichtet an: Head of Business Development Enge Zusammenarbeit mit: Head of Business Development, PMO, Marketing, Event Management Stunden : Vollzeit, 38.5 h/ Woche Ort : Wien