Objetivo Liderar y optimizar la operación administrativa de AVE UVG, asegurando procesos eficientes, estandarizados, medibles y orientados al servicio. Será responsable de analizar la operación, identificar necesidades y oportunidades de mejora, implementar procesos y controles, e impulsar iniciativas de automatización y mejora continua. Tendrá bajo su responsabilidad la coordinación de procesos clave relacionados con compras, registros académicos, estados de cuenta de estudiantes, calendarios académicos y administrativos, así como la generación de información para la toma de decisiones. Funciones Principales 1. Gestión y optimización de procesos operativos Analizar los procesos administrativos y operativos, identificando necesidades, riesgos, cuellos de botella, reprocesos y oportunidades de mejora. Diseñar, documentar e implementar procesos, flujos de trabajo y controles que aseguren una operación eficiente y consistente. Establecer responsables, tiempos de respuesta y mecanismos de seguimiento, impulsando acciones de mejora continua. 2. Gestión de compras y servicios administrativos Coordinar y dar seguimiento a los procesos de compras y requerimientos administrativos, asegurando su ejecución oportuna y el cumplimiento de los procedimientos establecidos. Identificar necesidades operativas y establecer mecanismos para su planificación, priorización y seguimiento. Implementar controles e identificar oportunidades para simplificar y optimizar los procesos administrativos. 3. Gestión operativa de registros académicos y estados de cuenta Coordinar y dar seguimiento a los procesos relacionados con registros académicos y estados de cuenta de estudiantes, asegurando la integridad y oportunidad de la información. Establecer controles para identificar inconsistencias, casos pendientes y situaciones que requieran atención. Coordinar con las áreas involucradas la resolución de incidencias y necesidades que puedan afectar la operación o experiencia del estudiante. 4. Gestión de calendarios académicos y administrativos Coordinar la construcción, actualización y seguimiento de los calendarios académicos y administrativos de AVE. Identificar hitos, actividades críticas, responsables y dependencias para asegurar el cumplimiento de la operación. Anticipar riesgos o atrasos y coordinar las acciones preventivas o correctivas necesarias. 5. Gestión de indicadores e información operativa Definir y monitorear indicadores que permitan medir eficiencia, cumplimiento, tiempos de respuesta, calidad y nivel de servicio. Desarrollar tableros de control y analizar información para identificar tendencias, desviaciones y oportunidades de mejora. Presentar información ejecutiva, hallazgos y recomendaciones que faciliten la toma de decisiones. 6. Mejora continua y automatización Identificar y priorizar oportunidades de automatización, digitalización y simplificación que reduzcan actividades manuales y reprocesos. Coordinar con Tecnología y otras áreas la implementación de soluciones y mejoras a los procesos. Evaluar el impacto de las mejoras implementadas en eficiencia, productividad, calidad y servicio.